KI Meeting Assistant für KMU: Transkription, automatische Zusammenfassung und To-do-Extraktion. DSGVO-konform, EU-Hosting. Jetzt kostenlose Erstberatung.
DSGVO-konformer Meeting-Assistent für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): automatische Transkription, strukturierte Zusammenfassung, To-do-Extraktion und Anbindung an CRM, Wiki oder Aufgaben-Tool. Tila Tech plant, baut und betreibt Ihr Setup mit EU-Hosting und festem Ansprechpartner aus Deggendorf.
In den meisten KMU laufen tagtäglich Meetings, in denen wichtige Entscheidungen, Zusagen und Aufgaben besprochen werden – und nur ein Bruchteil davon landet in einem brauchbaren Protokoll. Mitschreibende hören nicht wirklich zu, Beschlüsse werden anders erinnert, Aufgaben bleiben mündlich. Ein KI-Meeting-Assistent kann diesen Wissensverlust drastisch reduzieren, wenn er sauber eingeführt wird.
Wir bauen das Setup pragmatisch: Aufzeichnung erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung, Speicherung in der EU, definierte Aufbewahrungsfristen und klare Eskalation für sensible Themen. Ergebnisse fließen automatisch in CRM, Wiki oder Aufgaben-Tool – ohne dass jemand abtippt. Sie behalten die Hoheit über Inhalte, Berechtigungen und Löschfristen.
Ein KI-Meeting-Assistent ist eine Software, die an Online- oder hybriden Meetings teilnimmt, das Gespräch in Echtzeit oder im Nachgang transkribiert und mit Hilfe großer Sprachmodelle (LLMs) eine strukturierte Zusammenfassung erstellt. Aus dem Transkript werden Themen, Entscheidungen, Aufgaben und Folgeschritte extrahiert – inklusive Zuordnung zu Personen, wo möglich.
Im Unterschied zu reinen Mitschnitt-Tools liefert ein KI-Assistent ein nutzbares Ergebnis: ein lesbares Protokoll, klare To-dos mit Verantwortlichen und Frist sowie optional eine automatische Übergabe an CRM, Aufgaben- oder Wissenssystem. Sensible Themen lassen sich von der Verarbeitung ausnehmen oder unkenntlich machen.
Datenschutzrechtlich ist ein KI-Meeting-Assistent ein eigenständiger Verarbeitungsvorgang. Wir sorgen für saubere Einwilligungserklärungen, EU-Hosting, kurze Aufbewahrungsfristen, klare Rollen und einen sauberen Auftragsverarbeitungsvertrag – DSGVO-konform statt 'wir probieren mal'.
Unsere Setups sind auf die Realität von KMU in Deutschland zugeschnitten – mit klarem Use Case, sauberer Datenschutz-Basis und ohne Showcase-Charakter.
Ausgangssituation: Kundengespräche werden nicht oder nur stichpunktartig im CRM dokumentiert. Lösung: Meeting-Assistent transkribiert, fasst zusammen und legt Ergebnis automatisch am Kontakt ab. Ergebnis: Vollständiges Gesprächs-Logbuch pro Kunde, übergabefähig bei Personalwechsel.
Ausgangssituation: Entscheidungen werden im Termin gefällt, aber nicht festgehalten – Wochen später erinnert sich jeder anders. Lösung: Strukturiertes Protokoll mit Entscheidungen, Verantwortlichen und Risiken. Ergebnis: Belastbare Dokumentation für Lenkungskreise und Audits.
Ausgangssituation: Beschlüsse hängen von der Mitschrift einzelner Personen ab. Lösung: Automatisches Beschluss-Protokoll mit Freigabe-Schritt. Ergebnis: Konsistente Beschlusssammlung mit klarem Wortlaut.
Ausgangssituation: Bewerber-Interviews werden lückenhaft notiert, Vergleich zwischen Kandidaten ist schwierig. Lösung: Strukturierte Interview-Zusammenfassung nach festen Kategorien. Ergebnis: Fairere und nachvollziehbare Auswahlentscheidung – mit dokumentierten Einwilligungen.
Ausgangssituation: Service-Calls landen nur fragmentiert im Ticketsystem. Lösung: Meeting-Zusammenfassung erzeugt automatisch Ticket-Updates und Wissensartikel-Vorschläge. Ergebnis: Schnellere Bearbeitung von Folgefällen und wachsende Wissensbasis.
Ausgangssituation: Schulungen werden gehalten, aber nicht nachhaltig dokumentiert. Lösung: Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung werden zentral abgelegt und verschlagwortet. Ergebnis: Neue Mitarbeitende greifen jederzeit auf das gesammelte Trainingswissen zu.
Wir arbeiten herstellerneutral und integrieren den Meeting-Assistenten in nahezu jede gewachsene Tool-Landschaft – mit Fokus auf EU-Hosting und Datenschutz.
Pauschalpreise sind unseriös – die Kosten hängen stark von Meeting-Volumen, gewähltem Modell, Integrationstiefe und Datenschutz-Anforderungen ab. In der kostenlosen Erstberatung kalkulieren wir transparent.
Typische KMU-Setups starten im niedrigen vierstelligen Bereich für Aufbau plus überschaubare monatliche Betriebskosten. Eine belastbare Spanne nennen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Viele Unternehmen behelfen sich heute mit handgeschriebenen Notizen oder informellen Tool-Mitschnitten. Hier der direkte Vergleich.
Modern mit Tila Tech: Vollständiges Transkript plus strukturierte Zusammenfassung jedes Meetings.
Klassisch / gewachsen: Lückenhafte Notizen, abhängig von Aufmerksamkeit und Tippgeschwindigkeit.
Modern mit Tila Tech: EU-Hosting, dokumentierte Einwilligungen, definierte Löschfristen.
Klassisch / gewachsen: Schatten-Tools ohne Rechtsgrundlage, unkontrollierte Speicherung.
Modern mit Tila Tech: To-dos werden automatisch ins Aufgaben- oder Projektsystem übergeben.
Klassisch / gewachsen: Aufgaben verschwinden in Mails oder werden mündlich verteilt.
Modern mit Tila Tech: Kundengespräche landen automatisch am Datensatz.
Klassisch / gewachsen: CRM bleibt leer, weil händische Pflege zu aufwendig ist.
Modern mit Tila Tech: Alle Protokolle sind volltextindiziert und durchsuchbar.
Klassisch / gewachsen: Notizen verschwinden in OneNote, Word oder Notizbüchern.
Modern mit Tila Tech: Deutsch, Englisch und gemischte Meetings werden sauber verarbeitet.
Klassisch / gewachsen: Mitschreibende protokollieren meist nur in einer Sprache.
Modern mit Tila Tech: Nachvollziehbare Beschlüsse mit Zeitstempel und Verantwortlichen.
Klassisch / gewachsen: Beschlüsse hängen am Gedächtnis einzelner Personen.
Modern mit Tila Tech: Funktioniert für zehn oder tausend Meetings pro Monat gleich gut.
Klassisch / gewachsen: Mehr Termine = mehr Protokoll-Lücken.
Ja. In Deutschland und der EU braucht jede Aufzeichnung eines Gesprächs eine Rechtsgrundlage – in der Regel die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmenden. Wir richten den Prozess so ein, dass die Einwilligung automatisch und nachvollziehbar dokumentiert wird, inklusive Hinweistext zu Beginn des Meetings und einer Opt-out-Möglichkeit.
Auf Wunsch ausschließlich in deutschen Rechenzentren oder in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung. Wir nutzen geprüfte EU-Hosting-Partner mit ISO-27001-Zertifizierung. Alle Inhalte werden verschlüsselt abgelegt, mit definierten Aufbewahrungsfristen und automatischer Löschung.
Moderne Sprachmodelle erkennen Bayerisch, Schwäbisch oder Niederdeutsch in der Regel gut, brauchen aber für Fachterminologie aus Maschinenbau, Medizin oder Recht eine Anpassung. Wir testen die Genauigkeit vor dem Roll-out an Ihren echten Meetings und schärfen Modell und Prompts gezielt nach.
Grundsätzlich ja – aber mit besonderer Sorgfalt. Für Personalauswahl, Krankheitsfälle, Disziplinarverfahren oder vertrauliche Strategie-Meetings empfehlen wir entweder eine On-Premise-Verarbeitung oder den bewussten Ausschluss aus der Auswertung. Sensible Bereiche lassen sich klar abgrenzen.
Dann wird das Meeting nicht transkribiert – ohne Diskussion. Wir richten den Bot so ein, dass er bei fehlender Zustimmung automatisch nicht teilnimmt oder die Verarbeitung nicht startet. Das ist gesetzliche Pflicht und Vertrauensbasis zugleich.
Für Standardthemen sehr gut. Wir liefern jedoch immer einen Freigabe-Schritt: Ein verantwortlicher Teilnehmender prüft und gibt die Zusammenfassung frei, bevor sie offiziell wird. Damit bleibt die KI Werkzeug und der Mensch entscheidet, was als Protokoll gilt.
Ja. Wir extrahieren To-dos mit Verantwortlichen und Fälligkeit und legen sie auf Wunsch direkt in Jira, Asana, ClickUp, Monday oder einem anderen Tool an. Bei kritischen Aufgaben empfehlen wir eine kurze manuelle Freigabe, um falsche Zuordnungen zu vermeiden.
Meeting-Zusammenfassungen werden automatisch am passenden Kontakt, Lead oder Deal abgelegt – inklusive Verlinkung zum vollständigen Transkript. Wir unterstützen HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und weitere CRMs. Die Zuordnung erfolgt über Teilnehmer-Mailadressen oder Termininformationen.
Typische KMU-Setups starten im niedrigen vierstelligen Bereich für Aufbau plus überschaubare monatliche Betriebskosten. Die Kosten hängen stark von Meeting-Volumen, gewähltem Modell und Integrationstiefe ab. Wir nennen Ihnen nach dem kostenlosen Erstgespräch eine belastbare Spanne – statt Phantasie-Pauschalen.
Ein erster Pilot mit einem Team und einem Anwendungsfall ist häufig binnen vier Wochen produktiv. Eine breitere Einführung mit mehreren Teams, CRM-Anbindung und sauberer Datenschutz-Dokumentation dauert je nach Umfang acht bis zwölf Wochen. Wir starten bewusst klein und skalieren entlang konkreter Erfolge.
Alle Inhalte gehören Ihnen – wir liefern Transkripte, Zusammenfassungen und Konfigurationen auf Wunsch vollständig in einem migrierfähigen Format aus oder übergeben sie an Ihren neuen Dienstleister. Wir bauen bewusst ohne Vendor-Lock-in, damit Sie jederzeit handlungsfähig bleiben.
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir Monitoring, Wartung, Anpassungen an neue Tools und vierteljährliche Qualitäts-Reviews. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner und eine ehrliche Einschätzung, wo das System gut funktioniert und wo nachgeschärft werden muss.
Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.