Cloud-Telefonie für Speditionen.

Eine Telefonanlage, die den Spediteurs-Alltag versteht: Dispo-Routing, eigene Fahrer-Hotline, Microsoft Teams Integration, mobile Erreichbarkeit für Außendienst und saubere Anbindung an Ihr Transport-Management. Aus deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform, geplant und betrieben von Tila Tech aus Deggendorf.

Wenn die Disposition zwischen Fahrer-Anrufen und Kunden-Eskalationen erdrückt wird.

Drei Fahrer melden gleichzeitig Probleme, ein Kunde will einen Status, der Hof ruft wegen der Anlieferung an – und der Disponent hat ein klingelndes Tischtelefon, ein klingelndes Handy und eine offene Tour vor sich. Klassische Telefonanlagen aus dem Schrank im Backoffice helfen hier nicht mehr weiter.

Eine Cloud-Telefonanlage für Spedition routet Anrufe je nach Anrufer (Fahrer, Kunde, interne Nummer) auf den richtigen Disponenten, integriert sich in Microsoft Teams und Outlook, macht Disponenten mobil erreichbar (auch im Außendienst) und liefert belastbare Reports darüber, wie viele Anrufe wirklich verloren gehen. Das Aggregat im Backoffice ist Vergangenheit.

Typische Probleme aus der Praxis

• Fahrer rufen auf private Handys — Ohne dedizierte Fahrer-Hotline gehen Anrufe auf private Handys von Disponenten oder Geschäftsführung – ohne Reporting, ohne Vertretungsregel, ohne Doku.
• Tischtelefone und Excel-Tourenpläne — Die Tour ruft an, der Disponent sucht im Excel nach der Tour und im Telefonbuch nach dem Kollegen – statt das System die Verknüpfung sofort herzustellen.
• Mobiler Außendienst nicht erreichbar — Vertriebsmitarbeiter und Standortleiter sind ständig unterwegs und für eingehende Anrufe nur per Handy erreichbar – ohne Anbindung an die Hauptnummer.
• Anrufe gehen nach Feierabend verloren — Nach Dienstschluss laufen Anrufe ins Leere oder auf einen alten Anrufbeantworter – Kunden sind verärgert, Notfälle bleiben liegen.
• ISDN-Reste und alte Anlage — Die alte ISDN-Anlage steht im Backoffice, Erweiterung kostet jedes Mal externe Techniker, jeder neue Mitarbeitende erfordert Hardware.

Was ist Cloud-Telefonie für Speditionen?

Cloud-Telefonie für Spedition – auch Hosted PBX oder Voice-as-a-Service genannt – ist eine Telefonzentrale, die nicht mehr im Backoffice steht, sondern in einem Rechenzentrum betrieben wird. Sprache läuft per Internet (SIP/VoIP) zu Tischtelefonen, DECT-Mobilteilen für die Halle, Softphone-Apps in Teams oder Outlook und Mobilfunk-Apps für den Außendienst.

Für Speditionen entscheidend: DSGVO-konformer Betrieb in deutschen Rechenzentren, Microsoft Teams Integration (Telefonie über Teams-Client), Anbindung an das Transport-Management-System (Soloplan, LIS, Wanko, Komet) und mobile Apps, die Disponenten und Standortleiter überall erreichbar machen – inklusive einheitlicher Rufnummer.

Spedition-spezifische Funktionen wie Dispo-Routing (Anruf landet beim richtigen Disponenten je nach Tour oder Region), Fahrer-Hotline mit eigener Warteschlange, automatische Vertretung bei Krankheit und transparentes Reporting über verlorene Anrufe und Spitzenzeiten gehören zum Standard.

Für wen ist Cloud-Telefonie für Spedition gemacht?

Vom 20-Mann-Spediteur mit drei Disponenten bis zur Spedition mit 200 Mitarbeitenden über mehrere Standorte – die Bausteine sind dieselben, nur die Konfiguration variiert.

• Mittelständische Speditionen — 20–200 Mitarbeitende, mehrere Standorte, gemischter Fuhrpark, Bedarf an mobiler Erreichbarkeit und Dispo-Routing.
• Spezial- und Schwertransport — Hoher Telefonie-Anteil durch Genehmigungen, Begleitfahrzeuge, Behördenkommunikation – mit klaren Routings und Aufzeichnungsoptionen.
• KEP- und Stückgut-Dienstleister — Hohes Anrufaufkommen durch Sendungsabfragen, klare Trennung zwischen Kundenservice und Disposition nötig.
• Werkverkehre von Industriebetrieben — Eigene Disposition für Werkverkehr, oft Anbindung an Konzern-IT und Microsoft 365.
• Mehrstandort-Spediteure — Filialen in verschiedenen Regionen, gemeinsame Rufnummer, Vertretung über Standorte hinweg.
• Lager- und Kontraktlogistik — Kombinierte Lager- und Transport-Dienstleister mit eigenem Kundenservice und Reklamationsannahme.

Unsere Leistungen im Detail

• Dispo-Routing nach Region oder Tour — Anrufer werden anhand vorhandener Stammdaten oder Eingangs-Nummer dem richtigen Disponenten zugeordnet – ohne Suchen.
• Eigene Fahrer-Hotline — Fahrer rufen über eine dedizierte Nummer an, landen in eigener Warteschlange und werden je nach Tour an die Disposition geleitet.
• Mobile Apps für Außendienst und Disposition — Eine Rufnummer auf Tischtelefon, Teams-Client und Smartphone – Disponenten und Standortleiter sind überall erreichbar.
• Microsoft Teams Integration — Telefonie direkt über den Teams-Client – auch über die Tila-Tech-Cloud-Plattform, ohne Abhängigkeit von Microsoft Calling Plans.
• Sprechzeiten und Vertretung — Anrufe nach Feierabend landen auf Bereitschaft, Voicemail-to-E-Mail oder einem optionalen KI-Voice-Agent.
• Reporting und Wartezeit-Statistiken — Wie viele Fahrer-Anrufe gehen in der Spitzenzeit verloren? Belastbare Zahlen für Personalplanung und Service-Qualität.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Spedition mit 80 Mitarbeitenden, 3 Standorten

Ausgangssituation: Drei Anlagen, drei Rufnummern, keine Vertretung. Lösung: Eine Cloud-Anlage mit gemeinsamer Hauptnummer und Standort-Routing. Ergebnis: Vertretung über Standorte hinweg, deutlich weniger verlorene Anrufe.

Disposition mit hohem Fahrer-Anrufaufkommen

Ausgangssituation: Fahrer-Anrufe blockieren Dispo-Telefone für Kunden. Lösung: Dedizierte Fahrer-Hotline mit eigener Warteschlange. Ergebnis: Kunden warten kürzer, Disposition sortiert Fahrer-Anrufe ruhiger ab.

Außendienst mit fünf Vertrieblern

Ausgangssituation: Vertriebler über Privat-Handy erreichbar, Anrufer wissen oft nicht, wo sie anrufen sollen. Lösung: Cloud-Anlage mit mobiler App und einheitlicher Hauptnummer. Ergebnis: Eine Nummer für alle Kontakte, keine privaten Handys mehr nötig.

Wechsel von ISDN-Anlage auf Cloud

Ausgangssituation: 12 Jahre alte Anlage, ISDN auslaufend, jeder neue Mitarbeitende kostet Hardware. Lösung: Migration auf Cloud, vorhandene Yealink-Telefone weiter genutzt. Ergebnis: Skalierung per Klick, Wartung entfällt.

Kontraktlogistik mit Kundenservice

Ausgangssituation: Kundenservice und Disposition teilen sich Nummer. Lösung: Eigene Nebenstellen mit zeitgesteuerten Routings. Ergebnis: Klare Trennung, jede Anfrage landet beim richtigen Bereich.

Spedition mit Nacht-Disposition

Ausgangssituation: Nachts ist nur ein Bereitschafts-Disponent erreichbar, Anrufe gehen oft verloren. Lösung: Cloud-Anlage mit Routing auf Bereitschaft und Voicemail-to-E-Mail. Ergebnis: Keine verlorenen Nacht-Anrufe mehr, klare Doku für jede Schicht.

Wir koppeln Ihre Spedition-Telefonie an die Systeme, die Sie täglich nutzen.

Damit Anrufe nicht im Leeren landen, integrieren wir die Cloud-Telefonie an TMS, ERP, CRM und Microsoft 365.

• Transport-Management-Systeme — Soloplan CarLo, LIS WinSped, Wanko, Komet, INTREXX – eingehende Anrufe öffnen den Kundendatensatz und die laufenden Aufträge.
• Microsoft 365 und Teams — Telefonie über Teams-Client, Anrufer-Erkennung aus Outlook-Kontakten, Voicemails im Postfach.
• CRM-Systeme — Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics – Anruferinfo automatisch im Kontakt-Datensatz, Anrufprotokoll als Aktivität.
• Telematik-Portale — Anbindung an FleetBoard, RIO, Webfleet – Fahrer-Anrufe werden mit aktueller Tour-Information angezeigt.
• Headset- und DECT-Hardware — Vorhandene Snom-, Yealink-, Jabra- oder Gigaset-Geräte werden in der Regel weiter genutzt.
• Fax-Gateway — Eingehende Faxe (z. B. Auftragsbestätigungen) landen als PDF im Postfach – ohne klassisches Faxgerät.
• Notruf- und Bereitschafts-Systeme — Anbindung an Bereitschafts-Software (z. B. Lärm- und Pikett-Dienste) für nahtlose Eskalation auch nachts.

So gehen wir vor

1. 1 — Bestandsaufnahme im Haus — Wir analysieren Anrufaufkommen, Spitzenzeiten, Routings, vorhandene Endgeräte, Anbindung an TMS und CRM.
2. 2 — Konzept Routing & Mobile — Wir entwerfen Dispo-Routing, Fahrer-Hotline, Vertretung und Mobile-App-Konzept – pro Standort und Funktion.
3. 3 — Pilot mit einer Abteilung — Pilot mit Disposition oder Vertrieb, damit das Team das System ohne Druck kennenlernt.
4. 4 — Rufnummernportierung und Roll-out — Portierung bestehender Nummern, Tausch der Geräte und Aktivierung in einem geplanten Wartungsfenster.
5. 5 — Schulung — Vor-Ort- oder Remote-Training für Disposition, Vertrieb, Kundenservice und Geschäftsführung – inklusive Quick-Reference.
6. 6 — Optimierung und Reporting — Nach 4 und 12 Wochen Review der Reports und Justierung der Routings – Optimierung ist Teil des Vertrags.

Was kostet eine Cloud-Telefonanlage für eine Spedition?

Wir nennen Faktoren ehrlich statt Pauschalpreisen – damit Sie selbst einschätzen können, in welcher Größenordnung Ihr Projekt liegt.

• Anzahl Nebenstellen und Standorte — Pro Nebenstelle (Mitarbeiter, Schalter, Fax-Gateway) entstehen laufende Lizenzkosten. Mehrere Standorte sind in einer Anlage gebündelt.
• Mobile Apps und Außendienst — Pro Mobile-Lizenz (Smartphone-App, Außendienst) zusätzliche laufende Kosten – meist günstiger als separate Mobilfunk-Lösung.
• Microsoft Teams Integration — Telefonie über Teams ist optional; wir realisieren das ohne teure Microsoft Calling Plans über unsere Cloud-Plattform.
• TMS- und CRM-Integration — Standard-Schnittstellen (Soloplan, LIS, Wanko, Salesforce) sind günstiger als Eigenentwicklungen.
• Rufnummernportierung — Aufwand hängt von Anzahl der Nummern, abgebendem Anbieter und gewünschtem Termin ab.
• Endgeräte — Vorhandene Snom-, Yealink-, Jabra- oder Gigaset-Geräte lassen sich meist weiter nutzen, was die Investition deutlich senkt.
• Schulung und Begleitung — Schulung pro Bereich plus Nachbegleitung nach 4 Wochen – kalkulierbarer Festpreis.
• Support-Level — Standard-SLAs reichen für viele Spediteure; Kontraktlogistik und KEP wählen erweiterte SLAs mit Reaktion auch nachts.

In der 30-Minuten-Erstberatung bekommen Sie eine ehrliche Richtgröße – ohne Verkaufsdruck.

Cloud-Telefonie für Spedition – schlank statt gewachsen.

Standort der Anlage

Modern mit Tila Tech: Deutsches Rechenzentrum, hochverfügbar, kein Hardware-Risiko im Backoffice.
Klassisch / gewachsen: Anlage im Schrank, einzelner Ausfallpunkt, Wartung über externen Techniker.

Erreichbarkeit

Modern mit Tila Tech: Eine Rufnummer auf Tisch, Teams, App – auch im Außendienst.
Klassisch / gewachsen: Tischtelefon, separates Handy, getrennte Nummern.

Fahrer-Anrufe

Modern mit Tila Tech: Dedizierte Hotline mit eigener Warteschlange und Routing.
Klassisch / gewachsen: Fahrer rufen auf Hauptnummer, blockieren Kundengespräche.

Mehrere Standorte

Modern mit Tila Tech: Eine Anlage, eine Hauptnummer, Vertretung per Klick.
Klassisch / gewachsen: Eine Anlage pro Standort, keine Vertretung.

Microsoft Teams

Modern mit Tila Tech: Telefonie direkt über Teams-Client, ohne Calling Plan.
Klassisch / gewachsen: Teams nur für Chat, Telefonie auf separater Anlage.

TMS-Anbindung

Modern mit Tila Tech: Eingehende Nummer öffnet Kunde und Tour im TMS.
Klassisch / gewachsen: Disponent sucht manuell, Anrufer wartet.

Reporting

Modern mit Tila Tech: Verlorene Anrufe, Wartezeit, Spitzenzeit sichtbar.
Klassisch / gewachsen: Kaum belastbare Zahlen, Personalplanung aus dem Bauchgefühl.

Kostentransparenz

Modern mit Tila Tech: Monatliche Gebühr pro Nebenstelle, vorhersehbar.
Klassisch / gewachsen: Investition, Wartung, Erweiterung schwer planbar.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Disposition wird vom Telefon-Chaos entlastet und kann sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren.
• Fahrer-Hotline mit eigener Warteschlange – Kunden warten kürzer, Fahrer kommen ruhiger durch.
• Außendienst und Standortleiter sind über eine einheitliche Rufnummer überall erreichbar.
• Microsoft Teams als Telefon-Client – ohne teure Microsoft Calling Plans.
• Belastbare Reports zu Anrufaufkommen, Verlustquote und Spitzenzeiten.
• Mehrere Standorte in einer Anlage, Vertretung über Standorte hinweg.
• DSGVO-konformer Betrieb in deutschen Rechenzentren mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Ein verantwortlicher Ansprechpartner aus Deggendorf für Telefonie, Mobile und TMS-Anbindung.

Warum Speditionen Tila Tech als Telefonie-Partner wählen.

• Erfahrung mit Spedition und Logistik — Wir kennen Dispo-Routing, Fahrer-Hotline und die Anbindung an Soloplan, LIS, Wanko und Komet.
• Standort Deggendorf, Region Bayern — Kurze Wege für Spediteure in Niederbayern, Oberpfalz und entlang der A3 – auch zur Migration vor Ort.
• Herstellerneutral — Wir empfehlen die Cloud-Plattform passend zu Ihrem TMS, Ihrem Mobilfunk-Vertrag und Ihren Endgeräten – nicht die mit der höchsten Provision.
• Full-Service-Partner — Telefonie, Mobile, TMS-Anbindung und optionaler KI-Voice-Agent kommen aus einer Hand.
• Feste Ansprechpartner — Keine wechselnden Hotline-Agenten – die Disposition erreicht im Service immer dieselben Techniker.
• DSGVO ernst genommen — Auftragsverarbeitungsverträge, deutsches Hosting, sauberes Verarbeitungsverzeichnis.
• 30 Minuten kostenlose Erstberatung — Wir prüfen ehrlich, ob und wie sich Cloud-Telefonie für Ihre Spedition lohnt – ohne Verkaufsdruck.

Häufige Fragen (FAQ)

Können wir unsere Bestands-Rufnummer behalten?

Ja. Bestehende Rufnummern und Durchwahlen werden per Portierung übernommen, Kunden müssen sich nichts neu merken.

Funktioniert die Anlage über Microsoft Teams?

Ja. Telefonie über Teams-Client ist möglich – ohne teure Microsoft Calling Plans, über unsere Cloud-Plattform.

Wie integriert sich die Anlage in Soloplan oder LIS?

Für Soloplan CarLo und LIS WinSped bestehen erprobte Schnittstellen. Andere TMS (Wanko, Komet, INTREXX) binden wir individuell an.

Was passiert bei Internetausfall?

Fallback-Regeln leiten Anrufe auf Mobilnummern oder einen Zweitanschluss um – die Spedition bleibt erreichbar.

Brauchen wir neue Telefone?

Oft nicht. Vorhandene Snom-, Yealink-, Jabra- oder Gigaset-Geräte lassen sich in der Regel weiter nutzen – wir prüfen das in der Bestandsaufnahme.

Wie funktioniert die Fahrer-Hotline?

Fahrer rufen über eine eigene Nummer an, landen in einer eigenen Warteschlange und werden je nach Tour oder Region an den richtigen Disponenten geroutet.

Können Disponenten von zuhause arbeiten?

Ja. Über Softphone in Teams oder Browser sowie über die mobile App arbeiten Disponenten ortsunabhängig – mit voller Funktionalität.

Wie sieht das Reporting aus?

Tages-, Wochen- und Monatsreports zu Anrufzahl, verlorenen Anrufen, Wartezeit, Spitzenzeit – pro Nebenstelle, Gruppe und Standort.

Lassen sich Bereitschaft und Nacht-Disposition abbilden?

Ja. Zeitgesteuerte Routings, Voicemail-to-E-Mail und optionaler KI-Voice-Agent decken Bereitschaft und Nachtanrufe sauber ab.

Wie aufwendig ist die Migration?

Vom Auftrag bis zur Inbetriebnahme typischerweise 4–8 Wochen, je nach Portierung, Anzahl Standorte und TMS-Anbindung.

Welche Mobilfunk-Anbindung empfehlen Sie?

Wir arbeiten herstellerneutral mit allen großen Netzen (Telekom, Vodafone, O2) und empfehlen die Variante, die zu Ihrem Außendienst-Profil passt.

Können wir mit einer Abteilung starten?

Ja. Pilot mit Disposition oder Vertrieb ist üblich und empfohlen – der Rest des Hauses folgt nach erfolgreicher Pilot-Phase.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.