Mieter-Kommunikation an einem Ort.

Stammdaten, Korrespondenz, Tickets, Versammlungen, Mahnungen und Mieter-Portal in einem CRM. Schnittstellen zu HV-Software, Buchhaltung und Banking sorgen für sauberen Datenfluss. Mieter und Eigentümer haben endlich einen klaren Kommunikations-Kanal, die Verwaltung sieht jede Interaktion auf einen Blick – und Mahnungen, Schadensbearbeitung und Versammlungs-Doku werden zur Routine.

Wenn jede HV-Mail-Adresse 4.000 ungelesene E-Mails enthält.

Hausverwaltungen arbeiten typischerweise in einer Mischung aus HV-Software, Outlook, Excel-Listen und Aktenordnern. Mieter-Korrespondenz liegt in 4.000-Mail-Postfächern, Schadens-Tickets in Klemmbrett-Notizen, Versammlungs-Protokolle in Word-Dokumenten – und niemand weiß genau, was wann mit welchem Mieter besprochen wurde. Bei Personal-Wechsel verschwindet das Wissen mit den E-Mail-Adressen.

Ein CRM für Hausverwaltung von Tila Tech löst das. Mieter- und Eigentümer-Stammdaten, jede Mail, jeder Anruf, jedes Ticket, jede Versammlungs-Doku und jedes Bestätigungs-Dokument landen in einer zentralen Plattform – mit Schnittstellen zu HV-Software, Buchhaltung und Banking. Mieter haben optional ein eigenes Portal für Anfragen, Schadens-Meldungen und Dokumente. Verwaltung sieht jede Interaktion auf einer Mieter-Akte.

Typische Probleme aus der Praxis

• Verteilte Kommunikation — Mails in Outlook, Tickets im Klemmbrett, Anrufe im Kopf – niemand hat Überblick.
• Verlorenes Wissen bei Personal-Wechsel — Mit dem Mitarbeitenden verschwindet das Wissen über Mieter und Eigentümer.
• Versammlungs-Doku unstrukturiert — Beschlüsse aus Eigentümerversammlungen sind schwer auffindbar.
• Mahnwesen manuell — Mahnungen werden händisch in Word geschrieben – mit Fehlern und Verzögerungen.
• Kein Mieter-Portal — Mieter müssen für jede Anfrage anrufen – Hotline-Last bleibt hoch.

Was ist ein CRM für Hausverwaltung?

Ein CRM (Customer Relationship Management) für Hausverwaltung ist eine zentrale Plattform für alle Mieter-, Eigentümer- und Objekt-bezogenen Daten und Kommunikationen. Es ergänzt die HV-Software (die primär Buchhaltung und Stammdaten verwaltet) um Korrespondenz, Tickets, Aufgaben, Dokumente und – optional – Mieter-Portal.

Tila Tech setzt CRM-Systeme auf Basis von Plattformen wie HubSpot, Salesforce oder spezialisierten HV-CRMs wie Casavi um, oder als Individualsoftware bei sehr spezifischen Anforderungen. Wir integrieren das CRM nahtlos mit Ihrer HV-Software (Domus, Wodis, IBES), Ihrer Buchhaltung (DATEV, lexoffice), Ihrer Bank (DTAUS, EBICS) und Ihren Kommunikationskanälen (Telefonie, Mail, SMS, Mieter-Portal).

Für wen lohnt sich ein CRM für HV?

Wir setzen HV-CRMs in unterschiedlichen Profilen ein.

• Hausverwaltungen ab 1.000 WE — Ab dieser Größe lohnt sich strukturierte Kommunikations-Verwaltung.
• Wohnungsgenossenschaften — Mitglieder-Kommunikation strukturiert führen, Versammlungs-Doku zentral.
• Bauträger mit Bestandshaltung — Gewährleistungs-Tickets und Käufer-Kommunikation strukturieren.
• Gewerbeimmobilien-Verwaltung — B2B-Mieter-Kommunikation mit Vertragsbezug.
• Eigentümer-Verbände (WEG) — Versammlungs-Doku, Beschluss-Sammlung, Mahnwesen.
• Sozialer Wohnungsbau — Mehrsprachige Mieter-Kommunikation mit hoher Frequenz.

Unsere Leistungen im Detail

• Mieter-/Eigentümer-Akte — Alle Stammdaten, Verträge, Schreiben und Tickets in einer Ansicht.
• Anruf- und Mail-Doku — Jede Kommunikation automatisch zur Akte – ohne Tipp-Aufwand.
• Versammlungs-Doku — Protokolle, Beschlüsse und Abstimmungen strukturiert und durchsuchbar.
• Mahnwesen automatisiert — Mahnstufen, Vorlagen und Eskalation als Workflow.
• Mieter-Portal — Mieter sehen Stammdaten, Schreiben, Schadens-Tickets, Belege – optional.
• Integrations-Schnittstellen — HV-Software, Buchhaltung, Bank, Mail, Telefonie, SMS.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Hausverwaltung 3.000 WE

Ausgangssituation: Mails in 8 Outlook-Postfächern. Lösung: HubSpot CRM mit Casavi-Integration. Ergebnis: Eine Akte pro Mieter, jede Interaktion sichtbar.

Wohnungsgenossenschaft mit 8.000 WE

Ausgangssituation: Versammlungs-Doku in Word-Files. Lösung: CRM mit Versammlungs-Modul. Ergebnis: Beschluss-Sammlung durchsuchbar, weniger Streit.

Bauträger mit 500 verkauften WE

Ausgangssituation: Gewährleistungs-Tickets unstrukturiert. Lösung: CRM mit Ticket-Workflow. Ergebnis: Rechtssichere Doku, weniger Eskalationen.

Gewerbeverwaltung B2B-Mieter

Ausgangssituation: Vertrags-bezogene Korrespondenz verteilt. Lösung: CRM mit Vertragsbezug. Ergebnis: Mietverhandlungen strukturierter geführt.

WEG-Verwaltung 800 Einheiten

Ausgangssituation: Mahnwesen ineffizient. Lösung: CRM mit Mahn-Workflow. Ergebnis: 30 % weniger Außenstände.

Sozialer Wohnungsbau

Ausgangssituation: Mehrsprachige Korrespondenz fehlerträchtig. Lösung: CRM mit Vorlagen-Bibliothek. Ergebnis: Konsistente Kommunikation, weniger Reklamationen.

Welche Systeme integrieren wir?

Wir docken an alle relevanten Systeme an.

• HV-Software (Domus, Wodis, IBES, Casavi) — Stammdaten und Buchhaltungs-Daten synchronisieren.
• DATEV, lexoffice, sevDesk — Buchhaltungs-Belege und Buchungen synchronisieren.
• Banking (DTAUS, EBICS, FinTS) — Zahlungs-Eingänge, SEPA-Lastschriften, Mahnungen.
• Mail-Systeme (Microsoft 365, Google Workspace) — Mails automatisch zur Akte.
• Telefonie (Cloud-PBX, KI-Assistent) — Anrufe automatisch dokumentiert.
• SMS und WhatsApp Business — Mieter-Kommunikation mehrkanalig.
• Mieter-Portal — Schadens-Tickets, Dokumente, Belege für Mieter.
• DocuSign / E-Signatur — Verträge und Beschlüsse digital signieren.

So gehen wir vor

1. 1 — Kommunikations-Audit (1 Woche) — Welche Kanäle, welche Volumina, welche Datenquellen, welche Schwachstellen.
2. 2 — Plattform-Auswahl — HubSpot, Salesforce, Casavi-CRM oder Individualsoftware – vendor-neutrale Empfehlung.
3. 3 — Migration und Integration (2–4 Wochen) — Stammdaten-Import, Integrationen aufbauen, Workflows konfigurieren.
4. 4 — Schulung Team — Anwender-Training für HV-Mitarbeitende, Workflow-Einführung.
5. 5 — Mieter-Portal-Roll-out — Schrittweise Aktivierung pro Liegenschaft, mit Mieter-Kommunikation.
6. 6 — Optimierung — Quartalsweise Workflow-Verfeinerung, neue Integrationen.

Was kostet ein CRM für HV?

Wir nennen Faktoren ehrlich – damit Sie kalkulieren können.

• Plattform-Lizenzen — HubSpot, Salesforce, Casavi-CRM oder Individualsoftware – mit unterschiedlichen Modellen.
• Anzahl User — Pro HV-Mitarbeiter monatliche Lizenz-Pauschale.
• Implementations-Aufwand — Migration, Integration, Workflow-Konfiguration – mehrere Wochen.
• Integrationen — Standard-Integrationen günstiger, Sonderintegrationen je nach API-Verfügbarkeit.
• Mieter-Portal — Standard-Portal inklusive, Custom-Portal als Individualsoftware.
• Schulung und Onboarding — Pauschal pro Schulungstag und User-Gruppe.
• Hosting — Cloud (in deutschen Rechenzentren) oder eigenes Hosting.
• Support und Wartung — Service-Vertrag mit klaren SLAs.

Ein CRM amortisiert sich oft im ersten Jahr durch weniger Personal-Stunden für Korrespondenz und durch geringere Außenstände.

CRM statt Outlook-Postfach.

Mieter-Akte

HV-CRM: Alle Interaktionen sichtbar.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Verteilt auf Mails und Notizen.

Personal-Wechsel

HV-CRM: Übergabe transparent.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Wissen verschwindet mit Person.

Versammlungs-Doku

HV-CRM: Durchsuchbar mit Beschluss-Index.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Word-Files im Aktenordner.

Mahnwesen

HV-CRM: Automatisierte Workflows.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Manuelle Word-Schreiben.

Mieter-Portal

HV-CRM: Standardmäßig dabei.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Nicht vorhanden.

Integrationen

HV-CRM: HV-Software, Buchhaltung, Bank.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Inseln ohne Datenfluss.

Mehrkanal-Kommunikation

HV-CRM: Mail, SMS, WhatsApp, Portal.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Nur Mail und Telefon.

Compliance

HV-CRM: Lückenlos dokumentiert.
Outlook + Excel + Klemmbrett: Schwer rekonstruierbar.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Eine zentrale Akte pro Mieter und Eigentümer.
• Wissen bleibt im Unternehmen – auch bei Personal-Wechsel.
• Versammlungs- und Beschluss-Doku durchsuchbar.
• Mahnwesen automatisiert – weniger Außenstände.
• Mieter-Portal entlastet Hotline.
• Saubere Integration mit HV-Software, Buchhaltung und Banking.
• Mehrkanal-Kommunikation (Mail, SMS, WhatsApp, Portal).
• Rechtssichere Doku für Compliance und Streitfälle.

Warum Hausverwaltungen uns als CRM-Partner wählen.

• Vendor-neutral — Wir empfehlen die passende Plattform, nicht die mit der höchsten Provision.
• HV-Erfahrung — Wir kennen die Realität in Verwaltung – nicht nur die Technologie.
• Integrations-Spezialisierung — HV-Software, Buchhaltung, Banking, Telefonie – aus einer Hand.
• DSGVO und deutsches Hosting — Plattform und Daten in deutschen Rechenzentren.
• Standort Deggendorf — Deutschsprachiger Support, kurze Wege.
• Faire Preise — Transparente Lizenz- und Implementations-Kosten.
• 30 Minuten kostenlose Erstberatung — Ehrliche Prüfung, ob CRM für Sie lohnt – ohne Verkaufsdruck.

Häufige Fragen (FAQ)

Ersetzt das CRM unsere HV-Software?

Nein. CRM ergänzt HV-Software um Korrespondenz, Tickets, Akten und Mieter-Portal. HV-Software bleibt für Buchhaltung und Stammdaten zuständig.

Welche Plattform empfehlen Sie?

Vendor-neutral – HubSpot für Standard-Setups, Casavi für stark integrierte HV-Workflows, Salesforce für Großverwaltungen, Individualsoftware für Sonderfälle.

Wie lange dauert die Einführung?

Typisch 2–4 Monate von Audit bis Go-Live, abhängig von Migration und Integration.

Was passiert mit Bestandsdaten?

Wir migrieren aus HV-Software, Outlook, Excel – mit Daten-Qualitäts-Prüfung.

Können Mieter im Portal Tickets erstellen?

Ja, mit Schadens-Foto-Upload, Status-Verfolgung und Mitteilungen.

Funktioniert das mit DATEV und lexoffice?

Ja, Standard-Integration über DATEV-Schnittstelle oder lexoffice-API.

Wie wird DSGVO eingehalten?

Daten-Aufbewahrungsfristen, Lösch-Konzept, AV-Vertrag mit Plattform-Anbieter, Hosting in deutschen Rechenzentren.

Was kostet ein typisches Setup?

Implementations-Aufwand im mittleren vierstelligen Bereich, monatliche Lizenz-Kosten je nach User-Anzahl. Konkrete Zahlen in der Erstberatung.

Können wir mit Pilot starten?

Ja, Pilot mit einer Verwaltungs-Abteilung vor Konzern-Roll-out.

Wie ist die Mobile-Tauglichkeit?

Alle Plattformen haben Mobile Apps – auch das Mieter-Portal ist mobile-responsive.

Können wir Versammlungs-Doku digital signieren?

Ja, mit DocuSign-Integration oder vergleichbaren E-Signatur-Lösungen.

Wer schult unsere Mitarbeitenden?

Tila Tech liefert Schulung mit Übungs-Cases und Quick-Reference.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.