Prozesse automatisieren für KMU: n8n-Workflows zwischen CRM, ERP, E-Mail und Datenbanken. DSGVO-konform aus Deutschland. Jetzt kostenlose Erstberatung.
Robuste Prozess- und Datenautomatisierung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): CRM, ERP, E-Mail, Website und Datenbanken werden mit n8n-Workflows verbunden – self-hosted in Deutschland, DSGVO-konform und auditierbar. Tila Tech plant, baut und betreibt Ihre Workflows aus deutschen Rechenzentren – mit festem Ansprechpartner aus Deggendorf.
Manuelle Routinetätigkeiten – Daten aus Mails ins CRM eintragen, Rechnungen weiterleiten, Stammdaten in mehreren Systemen pflegen – kosten in jedem KMU spürbar Arbeitszeit und produzieren Fehler. SaaS-Tools wie Zapier oder Make sind schnell aufgesetzt, werden aber bei wachsenden Datenmengen teuer, intransparent und Compliance-fragil. Sensible Geschäftsdaten landen auf US-Servern, jede Ausführung kostet Geld, und im Fehlerfall stehen Sie ohne Logs da.
Wir setzen auf n8n – eine Open-Source-Automatisierungsplattform, die wir bei Ihnen oder in deutschen Rechenzentren hosten. Workflows werden sauber benannt, versioniert und mit echter Fehlerbehandlung gebaut. Jede Automation ist testbar, monitorbar und übergebbar – ohne dass Sie auf einen externen Anbieter angewiesen bleiben. So entstehen Automatisierungen, die in fünf Jahren noch laufen und nicht zu einem nächsten 'Wir müssen das wieder ablösen'-Projekt werden.
Automatisierungs-Workflows verbinden Software-Systeme miteinander und übernehmen wiederkehrende Datenflüsse vollautomatisch. Ein Workflow besteht aus Auslösern (Trigger – z. B. neue E-Mail, Webhook, Datenbankänderung, Zeitplan), Verarbeitungsschritten (Daten holen, transformieren, validieren, anreichern) und Aktionen (Datensatz anlegen, E-Mail senden, Datei ablegen, API aufrufen).
Moderne Automatisierungsplattformen wie n8n bieten dafür eine visuelle Oberfläche mit hunderten vorgefertigten Bausteinen (Nodes) für CRM-, ERP-, Mail-, Datenbank- und Cloud-Systeme. Komplexere Logik wird mit kleinen JavaScript-Snippets ergänzt – nachvollziehbar dokumentiert statt versteckt in Custom-Code. Im Gegensatz zu Zapier oder Make läuft n8n selbst gehostet auf Ihrer Infrastruktur oder in einem deutschen Rechenzentrum.
Der entscheidende Vorteil gegenüber klassischen Skripten: Workflows sind sichtbar, versioniert und für Ihre IT nachvollziehbar. Sie sind testbar wie normale Software, lassen sich monitoren und liefern bei Fehlern aussagekräftige Logs. Statt Schatten-Skripte auf einem Laptop entstehen wartbare Integrationen, die auch in fünf Jahren noch laufen.
Unsere Automatisierungslösungen sind auf die Realität von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten – pragmatisch, übergabefähig und mit klarem ROI pro Workflow.
Ausgangssituation: Webformular-Leads werden manuell ins CRM kopiert, oft mit Verzögerung von Stunden oder Tagen. Lösung: Webhook-Trigger, Anreicherung über Clearbit oder LinkedIn, automatische CRM-Anlage mit Slack-Benachrichtigung. Ergebnis: Reaktionszeit unter einer Minute, keine Lead-Verluste.
Ausgangssituation: Eingangsrechnungen kommen per Mail, werden manuell geprüft und in DATEV eingebucht. Lösung: KI-gestützte Belegerkennung, Freigabe-Workflow über Teams oder Mail, automatischer DATEV-Export. Ergebnis: Bearbeitungszeit pro Rechnung sinkt von Minuten auf Sekunden.
Ausgangssituation: Kunden, Artikel und Preise werden in Shop, ERP und Marketing-Tool getrennt gepflegt – mit Abweichungen. Lösung: Master-System definieren, bidirektionale Synchronisation mit Konfliktlösung. Ergebnis: Konsistente Stammdaten ohne Doppelpflege.
Ausgangssituation: Bestellungen aus Shop und Marktplätzen werden manuell ins ERP übertragen, Versandlabels von Hand erzeugt. Lösung: Vollautomatischer Order-Flow mit ERP-Anlage, Lagerprüfung, DHL-/UPS-Labelerzeugung, Tracking-Mail. Ergebnis: Bestellungen sind in Minuten versandfertig statt am nächsten Tag.
Ausgangssituation: Neue Mitarbeitende warten auf Konten, Software-Zugänge, Hardware und Schulungen. Lösung: Personio-Trigger startet Entra-ID-Konto, M365-Lizenz, JIRA-Account und Onboarding-Plan. Ergebnis: Tag eins voll ausgestattet, ohne Ticket-Pingpong.
Ausgangssituation: Service-Mails laufen in einem Sammelpostfach auf und werden manuell priorisiert. Lösung: KI-Klassifizierung, automatische Tickets im Helpdesk, Routing an passende Teams mit SLA-Timer. Ergebnis: Schnellere Reaktion und keine vergessenen Anfragen.
Wir arbeiten herstellerneutral und binden nahezu jedes gängige Geschäftssystem an – on-premise, Cloud oder hybrid.
Pauschalpreise sind bei Workflow-Automation unseriös – die Kosten hängen von Anzahl Workflows, Komplexität und gewünschtem Betriebsmodell ab. In der kostenlosen Erstberatung kalkulieren wir transparent auf Basis der folgenden Faktoren.
Typische KMU-Setups starten bei wenigen tausend Euro für die ersten Workflows plus überschaubare monatliche Betriebskosten. Wir nennen Ihnen nach dem Erstgespräch eine belastbare Spanne – statt Phantasie-Pauschale.
SaaS-Automationsplattformen sind für die ersten Gehversuche praktisch, stoßen aber schnell an Grenzen. Hier der direkte Vergleich.
Modern mit Tila Tech: Self-hosted in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform, keine US-Cloud.
Klassisch / gewachsen: Daten fließen durch US-Server, Auftragsverarbeitung schwer abbildbar.
Modern mit Tila Tech: Planbare Lizenz- und Betriebskosten, unabhängig vom Datenvolumen.
Klassisch / gewachsen: Pro-Schritt-Abrechnung – Kosten explodieren bei wachsender Nutzung.
Modern mit Tila Tech: Workflows in Git, nachvollziehbare Änderungen, Rollback möglich.
Klassisch / gewachsen: Klick-Änderungen ohne Historie, ein Fehlgriff bricht den Produktivbetrieb.
Modern mit Tila Tech: Retry-Logik, Dead-Letter-Queues, Alarme, manuelle Wiederaufnahme.
Klassisch / gewachsen: Stille Fehler, verschwundene Datensätze, keine Wiederaufnahme.
Modern mit Tila Tech: Sub-Workflows, Schleifen, Code-Bausteine – auch für anspruchsvolle Logik.
Klassisch / gewachsen: Bei komplexen Verzweigungen unübersichtlich und teuer.
Modern mit Tila Tech: Verschlüsselung, MFA-Zugang, rollenbasierte Berechtigungen.
Klassisch / gewachsen: Zugriff über SaaS-Login, oft ohne MFA und ohne Rollen.
Modern mit Tila Tech: Saubere Dokumentation, Tests, übergabefähig an interne IT.
Klassisch / gewachsen: Wissen liegt bei einer Person – die im Urlaub oder weg ist.
Modern mit Tila Tech: Open Source, Daten und Logik gehören Ihnen, jederzeit migrierbar.
Klassisch / gewachsen: Proprietäres Format, Wechsel des Anbieters bedeutet Neubau.
n8n ist Open Source, self-hosted in Deutschland möglich und ohne Pro-Schritt-Kosten. Sie haben volle Datenkontrolle, robusteres Error-Handling und können auch komplexe Workflows mit Schleifen, Sub-Workflows und eigenem Code abbilden. Für einfache Gelegenheits-Automationen kann Zapier sinnvoll sein – bei Geschäftsprozessen, wachsenden Datenmengen oder Compliance-Anforderungen ist n8n die wartbarere Wahl.
Nein. Die meisten Workflows entstehen visuell durch Drag-and-Drop mit vorgefertigten Bausteinen. Wo komplexe Transformationen nötig sind, ergänzen wir kleine JavaScript-Snippets, sauber kommentiert. Ihre Fachabteilung kann Workflows lesen und verstehen, Ihre IT kann sie weiterentwickeln. Wir schulen Sie auf dem Niveau, das Sie brauchen.
Ein erster fokussierter Workflow zwischen zwei Systemen ist häufig in wenigen Tagen produktiv. Mehrere Workflows mit Plattform-Setup, Härtung und Schulung starten im niedrigen vierstelligen Bereich. Wir nennen Ihnen nach dem kostenlosen Erstgespräch eine belastbare Spanne – statt Phantasie-Pauschale.
Auf Wunsch self-hosted bei Ihnen, in unserem deutschen Rechenzentrum oder bei n8n Cloud (EU-Region). Wir empfehlen für DSGVO-relevante Daten die Selbsthostung in Deutschland – keine US-Cloud-Abhängigkeit, klare Rechtslage und volle Kontrolle über Logs und Backups.
Wir bauen jeden Workflow mit Retry-Logik, Dead-Letter-Queue und Alarmierung. Ein einmaliger API-Hänger wird automatisch wiederholt, ein dauerhafter Fehler landet im Fehler-Postfach mit klarem Hinweis. Sie werden informiert, statt Daten unbemerkt zu verlieren – und können einzelne Datensätze manuell wiederaufnehmen.
Ja. Wir analysieren Ihre bestehenden Workflows, dokumentieren die Logik und bauen sie sauber in n8n nach – häufig mit zusätzlichem Error-Handling und besserer Performance. Eine Migration von zehn bis zwanzig Workflows ist typischerweise in zwei bis vier Wochen abgeschlossen, je nach Komplexität.
n8n-Workflows brauchen wenig Pflege, solange sich die angebundenen Systeme nicht ändern. Bei API-Updates oder neuen Anforderungen werden Workflows gezielt angepasst. Wir bieten Wartungsverträge mit definiertem Stunden-Kontingent oder als Managed Service – je nach Bedarf einige Stunden pro Monat.
Self-Hosting in Deutschland, Verschlüsselung der Workflow-Daten in Ruhe und in Bewegung, rollenbasierter Zugriff mit MFA, definierte Aufbewahrungsfristen für Logs und vollständige Auftragsverarbeitungsverträge. Sensible Daten lassen sich zusätzlich maskieren oder pseudonymisieren – passend zu Ihrer DSGVO-Strategie.
Ja. n8n bietet native Integration mit OpenAI, Azure OpenAI, Anthropic, Mistral und lokalen Modellen. Typische Einsatzfelder sind Klassifizierung von Mails, Datenextraktion aus Belegen, Zusammenfassung von Texten und Anreicherung von Stammdaten. Wir berücksichtigen Datenschutz und Halluzinations-Risiken in der Architektur.
Wir dokumentieren jeden Workflow schriftlich mit Datenfluss, Berechtigungen und Recovery-Schritten und übergeben strukturierte Schulungen an Ihre IT oder Fachabteilung. Auf Wunsch arbeiten wir im Pair-Building mit Ihrem Team – damit das Wissen bei Ihnen bleibt, statt nur bei uns.
Alle Workflows, Konfigurationen und Logs gehören Ihnen. Wir liefern bei Beendigung vollständige Exporte und übergeben die Plattform an Sie oder Ihren neuen Dienstleister. n8n ist Open Source – Sie sind weder auf uns noch auf einen kommerziellen Anbieter angewiesen.
Ein erster produktiver Workflow ist häufig binnen ein bis zwei Wochen live, oft sogar schneller. Wir starten bewusst klein und sichtbar – damit Sie Mehrwert spüren, bevor wir an größere Architekturen gehen. Big-Bang-Projekte mit drei Monaten ohne Lieferung machen wir nicht.
Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.