KI-Meeting-Protokolle für KMU.

Meetings werden automatisch transkribiert, Entscheidungen, Aufgaben und nächste Schritte strukturiert in einem Protokoll abgelegt. Mit Sprecher-Erkennung, mehrsprachiger Transkription, Speicherung in deutschen Rechenzentren und Integration in Microsoft 365, Outlook, Teams und Ihr CRM. Speziell für KMU mit DSGVO-Verantwortung.

Wenn kein Mensch mehr Lust hat, das Protokoll zu schreiben.

Meetings produzieren Entscheidungen, Aufgaben und nächste Schritte – die in der Realität selten sauber dokumentiert werden. Wer das Protokoll schreiben soll, ist eine ewige Frage; was am Ende rauskommt, ist häufig lückenhaft. Wichtige Aufgaben fallen unter den Tisch, Entscheidungen werden vergessen, im nächsten Meeting beginnt die Diskussion von vorn.

KI-Meeting-Protokolle von Tila Tech automatisieren diesen Aufwand: Das Meeting wird (mit Einwilligung) aufgezeichnet, automatisch transkribiert, in Sprecher-Beiträge gegliedert und in ein strukturiertes Protokoll übersetzt. Entscheidungen, Aufgaben und Open Issues werden klar markiert und können automatisch in Outlook, Teams oder Ihr CRM übernommen werden. Speicherung in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform, mit Audit-Trail.

Typische Probleme aus der Praxis

• Protokolle entstehen nicht — Wer das Protokoll schreibt, ist Glückssache – in der Praxis bleibt es oft liegen.
• Aufgaben verschwinden — ‚Wer macht was bis wann‘ wird im Meeting genannt, aber nicht festgehalten.
• Diskussion beginnt von vorn — Im nächsten Meeting wird das Gleiche diskutiert, weil niemand mehr weiß, was beschlossen wurde.
• Manuelle Transkripte sind teuer — Wenn Protokolle wirklich gemacht werden, kostet es Stunden manuelle Arbeit.
• DSGVO bei AI-Tools — Viele AI-Transkriptionsdienste senden Daten in die USA – DSGVO-Risiko für KMU.

Was sind KI-Meeting-Protokolle?

KI-Meeting-Protokolle sind ein Werkzeug, das Meetings automatisch in Text umwandelt (Transkription), Sprecher unterscheidet (Diarisation) und aus dem Transkript strukturierte Protokolle erstellt: Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, offene Punkte und nächste Schritte.

Tila Tech setzt KI-Meeting-Protokolle DSGVO-konform um: Audio- und Video-Streams werden zur Verarbeitung in deutsche Rechenzentren oder in Microsoft-EU-Tenants geroutet, nicht in US-Cloud-Dienste. Transkripte und Protokolle werden in einem unternehmenseigenen Wissensportal abgelegt, mit Berechtigungen und Audit-Trail.

Integration in Microsoft 365 ist Standard: Protokolle landen in OneNote, SharePoint oder Teams-Kanälen, Aufgaben werden in Outlook-Aufgabenlisten, Planner oder ToDo übernommen. Mit CRM-Anbindung können Meeting-Notes direkt in die Kunden-Akte synchronisiert werden.

Für welche KMU passt KI-Meeting-Protokoll?

Wir setzen KI-Meeting-Protokolle bei KMU mit hohem Meeting-Anteil und Dokumentationspflicht ein.

• Beratungsunternehmen — Berater dokumentieren Kunden-Meetings, ohne dass jemand mitschreibt.
• Steuerberatungs- und Anwaltskanzleien — Mandantengespräche werden für Akten dokumentiert, mit DSGVO-Konformität.
• Projektgesellschaften — Projektmeetings produzieren viele Aufgaben, die strukturiert übernommen werden müssen.
• Vertriebsorganisationen — Sales-Meetings werden ins CRM übernommen, Pipeline-Themen strukturiert abgelegt.
• Personalwesen — HR-Gespräche dokumentieren, ohne dass das Gespräch durch Mitschreiben gestört wird.
• Geschäftsführungen — GF-Meetings und Beirats-Sitzungen werden mit strukturierten Protokollen archiviert.

Unsere Leistungen im Detail

• Automatische Transkription — Hochwertige Transkription mit Sprecher-Erkennung – auch bei mehrsprachigen Meetings.
• Strukturierte Protokolle — Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen – automatisch erstellt.
• DSGVO-konforme Speicherung — Audio, Transkripte und Protokolle in deutschen Rechenzentren oder Microsoft-EU-Tenants.
• Microsoft 365 Integration — Outlook-Aufgaben, Planner, ToDo, OneNote, SharePoint, Teams – Standard-Integration.
• Berechtigungen und Audit — Wer darf welches Protokoll lesen? Mit Berechtigungs-Konzept und Audit-Trail.
• Mehrsprachige Meetings — Deutsch, Englisch und weitere Sprachen werden automatisch erkannt und transkribiert.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Beratungsunternehmen mit 30 Beratern

Ausgangssituation: Kunden-Meetings ohne Protokoll. Lösung: KI-Protokoll mit CRM-Anbindung. Ergebnis: Jeder Berater bekommt nach jedem Meeting ein Protokoll mit Aufgaben, CRM-Eintrag automatisch.

Steuerberatungskanzlei mit Mandantengesprächen

Ausgangssituation: Mandantengespräche werden nicht dokumentiert. Lösung: KI-Protokoll mit Mandanten-Akte. Ergebnis: Lückenlose Doku ohne Mehrarbeit, DSGVO-konform.

Projektgesellschaft mit Wochenmeetings

Ausgangssituation: Jour-Fixe ohne Protokoll, Aufgaben verschwinden. Lösung: KI-Protokoll mit Planner-Integration. Ergebnis: Alle Aufgaben landen automatisch im Planner, mit Verantwortlichen.

Vertrieb mit 15 Account Managern

Ausgangssituation: Sales-Calls ohne CRM-Eintrag. Lösung: KI-Protokoll mit Salesforce-Integration. Ergebnis: Sales-Calls automatisch im CRM, Account Manager fokussieren sich auf Vertrieb.

HR mit Bewerbungsgesprächen

Ausgangssituation: HR muss Notizen während Gespräch machen. Lösung: KI-Protokoll mit DSGVO-Hinweis. Ergebnis: HR konzentriert sich aufs Gespräch, Protokoll entsteht automatisch.

Geschäftsführung Beirats-Sitzung

Ausgangssituation: Manuelle Protokolle. Lösung: KI-Protokoll mit GF-Wissensportal. Ergebnis: Lückenlose Archivierung, schnellere Beschlussverfolgung.

Welche Systeme integrieren wir?

Wir docken an die führenden Collaboration- und CRM-Plattformen an.

• Microsoft Teams und Outlook — Protokolle landen in Teams-Kanälen oder OneNote, Aufgaben in Outlook-Aufgaben oder ToDo.
• Microsoft Planner und Project — Aufgaben werden automatisch in Planner-Tasks oder Project-Aufgaben überführt.
• SharePoint und OneDrive — Protokolle und Audio-Files werden in strukturierten SharePoint-Bibliotheken abgelegt.
• CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) — Meeting-Notes landen in Account-Aktivitäten oder Opportunities mit Auto-Verknüpfung.
• Slack, Google Meet, Zoom — Plattform-übergreifende Transkription, auch außerhalb von Teams.
• DATEV und Steuerberatungs-Software — Mandantengespräche werden in DATEV-Anwalt-Connect und vergleichbare Tools archiviert.
• Branchen-Software (HR, ERP) — Integration in HR-Tools (Personio, Workday) und ERP-Systeme für relevante Meeting-Doku.

So gehen wir vor

1. 1 — Datenschutz-Workshop — Klärung DSGVO-Anforderungen, Einwilligungs-Prozess, Aufbewahrungs-Konzept.
2. 2 — Plattform-Auswahl — Auswahl der passenden Transkriptions-Plattform (Microsoft-eigen, deutsche Provider, eigene Hosting-Lösung).
3. 3 — Microsoft 365 Integration — Setup von Outlook-, Teams- und Planner-Integration sowie Wissensportal-Struktur.
4. 4 — Pilot mit ausgewählten Teams — Pilot mit Beratung, Vertrieb oder Geschäftsführung – Validierung der Protokoll-Qualität.
5. 5 — Roll-out auf alle Teams — Schrittweiser Roll-out mit Schulung, Best-Practice-Templates und Anwender-Coaching.
6. 6 — Optimierung und Wissens-Mining — Nach 3 Monaten Auswertung: Wo wird KI-Protokoll am meisten genutzt, welche Inhalte sind besonders wertvoll, welche Verbesserungen sind nötig.

Was kostet KI-Meeting-Protokoll für KMU?

Wir nennen Faktoren ehrlich – damit Sie kalkulieren können, ob das Modell zu Ihrem Budget passt.

• Anzahl User — Pro User-Pauschale, mit Skaleneffekten ab 25 Usern.
• Stunden Transkription pro Monat — Volumenabhängige Kosten – mit Pauschalen für Vielnutzer.
• Plattform-Wahl — Microsoft-eigene Tools günstiger als spezialisierte Dritt-Anbieter mit höherer Genauigkeit.
• Mehrsprachigkeit — Reines Deutsch ist günstiger als gemischte Sprachen oder seltene Sprachen.
• Aufbewahrungs-Dauer — Längere Aufbewahrung erhöht Storage-Kosten.
• CRM- und Spezial-Integrationen — Standard-Integration (Outlook, Teams) günstig, CRM-Integrationen werden individuell kalkuliert.
• Schulung und Roll-out — Einmaliger Aufwand pro Team, mit Best-Practice-Templates und Anwender-Coaching.
• DSGVO-Beratung — Einwilligungs-Konzepte, Audit-Trail, Aufbewahrungs-Strategie – oft nötig vor Roll-out.

In der 30-Minuten-Erstberatung bekommen Sie eine konkrete Kalkulation für Ihre Teams – ohne Verpflichtung.

KI-Protokoll statt manuelle Mitschrift.

Aufwand pro Meeting

KI-Protokoll mit Tila Tech: Minuten für Korrektur und Verteilung.
Manuelle Protokollierung: Stunden für vollständiges Protokoll.

Vollständigkeit

KI-Protokoll mit Tila Tech: Lückenlos, mit allen Aussagen.
Manuelle Protokollierung: Häufig unvollständig oder selektiv.

Aufgaben-Übernahme

KI-Protokoll mit Tila Tech: Automatisch in Planner, ToDo oder CRM.
Manuelle Protokollierung: Manuelle Übernahme, oft vergessen.

DSGVO

KI-Protokoll mit Tila Tech: Konforme Speicherung in deutschen Rechenzentren.
Manuelle Protokollierung: Häufig in Notizbüchern, ohne Berechtigungen.

Suchbarkeit

KI-Protokoll mit Tila Tech: Volltext-Suche im Wissensportal.
Manuelle Protokollierung: Suche in Papierordnern oder unstrukturierten Dateien.

Mehrsprachig

KI-Protokoll mit Tila Tech: Automatische Spracherkennung.
Manuelle Protokollierung: Aufwendige manuelle Übersetzung.

Sprecher-Erkennung

KI-Protokoll mit Tila Tech: Wer hat was gesagt – automatisch.
Manuelle Protokollierung: Häufig nicht dokumentiert.

Audit-Trail

KI-Protokoll mit Tila Tech: Lückenlos einsehbar.
Manuelle Protokollierung: Nicht vorhanden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Meeting-Aufwand sinkt massiv – Protokolle entstehen automatisch.
• Aufgaben landen automatisch in Planner, ToDo oder CRM – nichts geht verloren.
• DSGVO-konform mit Speicherung in deutschen Rechenzentren oder Microsoft-EU-Tenants.
• Mehrsprachige Meetings ohne Mehraufwand transkribiert.
• Volltext-Suche im Wissensportal – früher entstandene Inhalte werden auffindbar.
• Berater und Sales konzentrieren sich aufs Gespräch, nicht aufs Mitschreiben.
• Audit-Trail und Berechtigungen für sensible Inhalte.
• Microsoft 365 Integration als Standard – kein zusätzliches Tool.

Warum KMU uns als KI-Protokoll-Partner wählen.

• DSGVO-Spezialisierung — Wir kennen die DSGVO-Anforderungen an AI-Transkription und setzen sie konsequent um.
• Microsoft-365-Erfahrung — Integration in Outlook, Teams, Planner und SharePoint nach Best Practice.
• Hosting-Wahlfreiheit — Deutsche Rechenzentren oder Microsoft-EU-Tenants – Sie entscheiden, wo Audio und Text liegen.
• Standort Deggendorf — Deutschsprachiges Team mit Erfahrung in KMU-Realität.
• Pragmatisches Change-Management — Wir begleiten Roll-out mit Schulung, Templates und Anwender-Coaching.
• Faire Preise — Transparente User- und Volumen-Pauschalen, keine versteckten Kosten.
• 30 Minuten kostenlose Erstberatung — Wir prüfen ehrlich, ob KI-Protokoll für Ihre Teams lohnt – ohne Verkaufsdruck.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist KI-Protokoll DSGVO-konform?

Ja, wenn richtig aufgesetzt. Wir nutzen ausschließlich Plattformen mit EU-Hosting oder eigenen Rechenzentren in Deutschland. Einwilligungs-Prozesse sind Teil des Roll-out.

Welche Plattformen nutzen Sie?

Wir wählen je nach Anforderung: Microsoft-eigene Tools (Teams Premium), deutsche Anbieter wie Vinta oder eigene Hosting-Lösungen.

Brauchen wir die Einwilligung der Teilnehmer?

Ja. Wir richten einen Einwilligungs-Prozess ein – mit Banner im Meeting und Opt-out-Möglichkeit.

Wie gut ist die Genauigkeit?

Bei klarem Deutsch typisch über 95 % – mit Korrektur-Möglichkeit im Wissensportal vor Verteilung.

Funktioniert das auch bei mehreren Sprechern?

Ja. Sprecher-Erkennung (Diarisation) ist Standard – wer hat was gesagt, wird im Transkript markiert.

Können wir auch Fremd-Meetings transkribieren?

Ja, mit Einwilligung der Teilnehmer. Wir können Audio von externen Quellen verarbeiten.

Wo werden die Audios und Transkripte gespeichert?

In deutschen Rechenzentren oder Microsoft-EU-Tenants – mit klaren Aufbewahrungs- und Berechtigungs-Konzepten.

Wie integriert sich das in unseren Workflow?

Outlook-Aufgaben, Planner-Cards, OneNote-Seiten oder CRM-Aktivitäten – je nach gewünschtem Ziel-System.

Was kostet KI-Protokoll pro User?

Je nach Plattform im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro User und Monat. Konkrete Zahlen in der Erstberatung.

Wie lange dauert der Roll-out?

Pilot mit einem Team in 2–4 Wochen, Roll-out auf alle Teams in 6–10 Wochen.

Können wir alte Audio-Dateien nachträglich transkribieren?

Ja. Aufgezeichnete Meetings aus Teams oder anderen Plattformen können nachträglich transkribiert werden.

Was passiert mit den Audios nach Verarbeitung?

Sie entscheiden: löschen nach Transkription, kurzfristige Aufbewahrung für Korrektur oder langfristige Archivierung – mit Berechtigungen.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.