Verwaltung, die immer antwortet.

Ein KI-Telefonassistent nimmt Bürger-Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Standardfragen (Öffnungszeiten, Müllabfuhr, Termin-Buchung), vereinbart Termine und leitet komplexe Anliegen strukturiert weiter. Personal wird entlastet, Bürger werden besser erreicht.

Wenn die Bürger-Hotline das Sekretariat lahmlegt.

Kommunal-Verwaltungen haben oft ein Telefon-Problem: Bürger rufen zu Standard-Anliegen an (Öffnungszeiten, Müllabfuhr-Termine, Friedhofs-Fragen, einfache Auskünfte), das Sekretariat ist blockiert, komplexe Anliegen warten – und Mitarbeitende beschäftigen sich stundenlang mit Routine. Hinzu kommen Anrufe außerhalb der Sprechzeiten, die unbeantwortet bleiben.

Der KI-Bürgerassistent von Tila Tech nimmt Anrufe rund um die Uhr an, beantwortet Standardfragen aus einem von der Verwaltung gepflegten Wissens-Bestand, vereinbart Termine im Verwaltungs-Kalender und leitet komplexe Anliegen strukturiert an die richtige Fachabteilung weiter. DSGVO und KDG werden ernst genommen: deutsche Sprachmodelle, deutsches Hosting, transparente Aufzeichnungs-Regelung.

Typische Probleme aus der Praxis

• Sekretariat blockiert durch Routine-Anrufe — Standard-Anfragen verhindern Bearbeitung komplexer Fälle.
• Außerhalb Sprechzeiten unerreichbar — Bürger erreichen niemanden, Rückrufbitten gehen verloren.
• Falsches Amt am Telefon — Bürger werden mehrfach verbunden, frustriert.
• Personalknappheit in Bürger-Service — Weniger Personal soll bei höherem Bürger-Druck mehr leisten.
• Termine händisch erfasst — Doppel-Buchungen, Vergessen, Verzögerungen.

Was kann ein KI-Bürgerassistent leisten – und was nicht?

Ein KI-Bürgerassistent ist ein Sprachdialogsystem, das auf moderner Spracherkennung (STT), Sprachsynthese (TTS) und großen Sprachmodellen (LLMs) basiert. Er nimmt Anrufe an, versteht freie Sprache, beantwortet Fragen aus einer von der Verwaltung gepflegten Wissens-Datenbank, vereinbart Termine, erfasst Rückrufbitten und leitet komplexe Anliegen strukturiert weiter.

Tila Tech betreibt KI-Bürgerassistenten in deutschen Rechenzentren, nutzt DSGVO-konforme Sprachmodelle (Whisper-on-prem, deutsche Open-Source-LLMs oder europäische Anbieter mit AV-Vertrag) und liefert klare Übergabe-Regelungen: Was die KI darf, was nicht. Beratungs-relevante Themen (Sozialhilfe, Bauanträge, Bürgermeister-Anfragen) bleiben immer beim Menschen – die KI entlastet bei Routine.

Für welche Verwaltungen lohnt sich ein KI-Bürgerassistent?

Wir setzen KI-Assistenten in Verwaltungen unterschiedlicher Größe ein.

• Städte mit hohem Bürger-Anruf-Volumen — Wo Sekretariat strukturell überlastet ist.
• Gemeinden mit Personal-Knappheit — Wo Krankheit oder Vakanzen Sprechzeiten gefährden.
• Bürger-Service-Center — Mit standardisierten Auskünften.
• Bauhof- und Müllabfuhr-Bürger-Hotline — Mit hoher Anfrage-Dichte zu Standard-Themen.
• Kommunale Versorger (Strom, Wasser) — Mit 24/7-Bereitschaft und Bürger-Anfragen.
• Tourismus-Information und Bäder — Mit Saisonalität und Sprachvielfalt.

Unsere Leistungen im Detail

• 24/7 Anruf-Annahme — Auch außerhalb Sprechzeiten und Wochenende.
• Sprachverständnis (STT) auf Deutsch — Inkl. bayerischer Dialekt-Erkennung.
• Wissens-Datenbank aus Verwaltung — FAQ-Inhalte werden von Verwaltung gepflegt.
• Termin-Buchung im Verwaltungs-Kalender — Direkt im Outlook/Exchange/M365.
• Komplexe Anliegen strukturiert weiterleiten — An Fachabteilung mit Daten-Vorerfassung.
• DSGVO und KDG konform — Deutsche Modelle, deutsches Hosting, AV-Vertrag.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Stadt mit Bürger-Service-Center

Ausgangssituation: 60 % der Anrufe sind Standard-Auskünfte. Lösung: KI beantwortet Standard, leitet Rest weiter. Ergebnis: Sekretariat deutlich entlastet.

Gemeinde mit Personal-Knappheit

Ausgangssituation: Sekretariat im Urlaub schlecht abgedeckt. Lösung: KI als 24/7-Vertretung. Ergebnis: Bürger erreichen immer einen Ansprechpartner.

Müllabfuhr-Bürger-Hotline

Ausgangssituation: Wiederkehrende Fragen zu Abfuhr-Terminen. Lösung: KI beantwortet aus Termin-Datenbank. Ergebnis: Hotline-Volumen halbiert.

Bürgermeister-Termin-Anfragen

Ausgangssituation: Bürger wollen Termine, Sekretariat blockiert. Lösung: KI prüft Verfügbarkeit, schlägt Slots vor. Ergebnis: Termine gebucht ohne Sekretariat-Eingriff.

Bäder-Saison-Auskünfte

Ausgangssituation: Hochsaison überlastet Schwimmbad-Telefon. Lösung: KI mit Mehrsprachigkeit. Ergebnis: Touristen-Anfragen beantwortet, Personal frei für Bade-Aufsicht.

Kommunaler Versorger mit Störung

Ausgangssituation: Bei Wasser-Rohrbruch hundert Anrufe in der Stunde. Lösung: KI nimmt Schadensmeldung strukturiert auf. Ergebnis: Bürger informiert, Daten strukturiert.

In welche Systeme integrieren wir den KI-Assistenten?

Wir docken an die übliche kommunale IT-Landschaft an.

• Cloud-Telefonanlage (Tila Tech oder Bestand) — Direkt im Anruf-Fluss eingebettet.
• Microsoft 365 / Exchange-Kalender — Termine direkt im Mitarbeiter-Kalender.
• Vorgangs- und Bürger-Service-Systeme — Anliegen strukturiert dokumentiert.
• Wissens-Datenbank (eigene CMS, Microsoft SharePoint) — FAQ-Inhalte aus bestehenden Quellen.
• Müllabfuhr- und Kommunal-Termin-Datenbanken — Live-Auskünfte zu Standard-Themen.
• Notdienst- und Bereitschafts-Plan — KI weiß, wer wann erreichbar ist.

So gehen wir vor

1. 1 — Anwendungsfall-Workshop — Welche Anliegen, welche Auskünfte, welche Weiterleitungen.
2. 2 — Wissens-Datenbank-Aufbau — FAQ-Inhalte sammeln, strukturieren, pflegen.
3. 3 — KI-Sprachmodell-Konfiguration — Dialog-Skripte, Sicherheits-Regeln, Eskalations-Pfade.
4. 4 — Pilot mit 2 Wochen Testbetrieb — Kleiner Kreis testet, Feedback fließt ein.
5. 5 — Go-Live mit Bürger-Kommunikation — Bürger werden über den neuen Service informiert.
6. 6 — Laufende Pflege und Erweiterung — Wissens-Pflege durch Verwaltung, KI lernt dazu.

Was kostet ein KI-Bürgerassistent?

Wir nennen Faktoren ehrlich – damit Sie kalkulieren können.

• Anzahl Anliegen-Kategorien — Mehr Kategorien mehr Initial-Aufwand.
• Wissens-Datenbank-Umfang — Pflege-Aufwand initial und laufend.
• Anruf-Volumen — Plattform-Pauschale nach Volumen.
• Termin-Buchungs-Integration — Pro Kalender-System Aufwand.
• Mehrsprachigkeit — Pro Sprache zusätzlicher Aufwand.
• Anpassungen und Tuning — Initial intensiv, dann reduziert.
• Wartung und Modell-Updates — Im Servicevertrag.

Ein KI-Assistent entlastet typisch eine halbe bis ganze Sekretariats-Stelle – Amortisation oft im ersten Jahr.

KI-Assistent statt überlasteter Hotline.

Erreichbarkeit

KI-Bürgerassistent: 24/7.
Klassische Hotline: Nur Sprechzeiten.

Standard-Auskünfte

KI-Bürgerassistent: Sofort durch KI.
Klassische Hotline: Wartezeit, Sekretariat blockiert.

Termin-Buchung

KI-Bürgerassistent: Automatisch.
Klassische Hotline: Manuell, Telefon-Tanz.

Komplexe Anliegen

KI-Bürgerassistent: Strukturiert weitergeleitet.
Klassische Hotline: Bürger wird verbunden, Daten gehen verloren.

Personal-Last

KI-Bürgerassistent: Stark reduziert bei Routine.
Klassische Hotline: Voll bei Routine, wenig Zeit für Komplexes.

Mehrsprachigkeit

KI-Bürgerassistent: Möglich.
Klassische Hotline: Selten.

DSGVO/KDG

KI-Bürgerassistent: Konform mit Doku.
Klassische Hotline: Häufig Grauzone.

Skalierbarkeit

KI-Bürgerassistent: Beliebig.
Klassische Hotline: Linear mit Personal.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Bürger erreichen rund um die Uhr eine Antwort – Erreichbarkeit deutlich verbessert.
• Sekretariat wird von Routine entlastet – mehr Zeit für komplexe Fälle.
• Termine werden automatisch gebucht – Doppel-Buchungen vermieden.
• Komplexe Anliegen werden strukturiert weitergeleitet – Fachabteilung bekommt vor-erfasste Daten.
• DSGVO und KDG-konform – deutsche Modelle, deutsches Hosting, AV-Vertrag.
• Mehrsprachigkeit möglich – Touristen und internationale Bürger besser bedient.
• Verwaltung pflegt Wissens-Datenbank selbst – Aktualität gewährleistet.
• Skalierbar bei Lastspitzen – kein Personal-Aufstockung nötig.

Warum Kommunen uns als KI-Telefon-Partner wählen.

• KI- und Telefonie-Erfahrung — Wir betreiben beides aus einer Hand.
• DSGVO und KDG — Deutsche Modelle, deutsches Hosting, AV-Vertrag.
• Pragmatische Eingrenzung — Wir grenzen ein, was die KI darf – Sicherheit zuerst.
• Bayerischer Dialekt unterstützt — Sprachmodelle erkennen regionale Sprachvarianten.
• Cloud-Telefonie integriert — KI als Teil der Cloud-PBX.
• Standort Deggendorf — Vor-Ort-Service bei Konzeption und Roll-out.
• 30 Minuten kostenlose Erstberatung — Wir prüfen ehrlich, ob ein KI-Assistent für Sie lohnt.

Häufige Fragen (FAQ)

Was darf die KI entscheiden?

Standard-Auskünfte und Termin-Buchung. Beratung bleibt beim Menschen.

Versteht die KI bayerischen Dialekt?

Ja, mit auf Bayern abgestimmten Sprachmodellen.

Wird der Anruf aufgezeichnet?

Nur mit Hinweis und Einwilligung. KDG-konform.

Wo läuft die KI?

In deutschen Rechenzentren, mit AV-Vertrag.

Was, wenn die KI etwas nicht weiß?

Sie leitet strukturiert an Fachabteilung weiter.

Können wir Wissens-Inhalte selbst pflegen?

Ja, mit klarem Pflege-Workflow.

Was passiert mit personenbezogenen Daten?

Nur dort gespeichert, wo nötig (z. B. Termin), mit Lösch-Konzept.

Können wir Mehrsprachigkeit aktivieren?

Ja, Englisch und weitere Sprachen optional.

Welche Sprachmodelle nutzt ihr?

Whisper für STT, deutsche Open-Source-LLMs oder europäische Anbieter mit AV.

Wie lange dauert ein Pilot?

Typisch 4–8 Wochen inkl. Wissens-Aufbau.

Was kostet das?

Klare Pauschalen, abhängig von Volumen und Sprachen.

Können wir KI und Sekretariat parallel betreiben?

Ja, ist sogar empfohlen für sanften Übergang.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Vorhaben — 30 Minuten kostenlose Erstberatung, ehrlich und ohne Verkaufsdruck. Telefon +49 991 492-2852-0, E-Mail info@tila-tech.de oder direkt online buchen.