Onboarding automatisieren – neue Mitarbeitende startklar ab Tag 1

Wir automatisieren das Mitarbeiter-Onboarding so, dass neue Kolleginnen und Kollegen am ersten Tag wirklich startklar sind: E-Mail-Postfach, Microsoft-365- und VPN-Zugänge, Berechtigungen in Fachanwendungen, Telefonie, Hardware-Bestellung und Buddy-Zuweisung werden automatisch ausgelöst, sobald HR eine neue Person im System anlegt.

Was die Automatisierung übernimmt

• Auslöser HR-System – sobald in Personio, HRworks, DATEV LODAS, BambooHR oder Ihrem ATS ein neuer Eintrag vorliegt, läuft der Workflow.
• Identitäts-Provisioning in Microsoft Entra ID / Active Directory inklusive Lizenz-Zuweisung, Gruppen und passenden Rollen.
• Zugänge & Berechtigungen in Fachanwendungen (CRM, ERP, Branchen-Software) anhand der Stellenrolle.
• Telefonie & Microsoft Teams – Nebenstelle, Voicemail, Routing und Teams-Calling-Setup automatisch.
• Hardware-Bestellung beim bevorzugten Lieferanten, mit Versand an Wohnadresse oder Standort.
• Begrüßungs-Workflow – Welcome-Mail, Kalender-Termine für Onboarding-Sessions, Buddy-Zuweisung, Checklisten in Microsoft Planner.

Warum sich das wirklich rechnet

Bei klassischem Onboarding entstehen pro neuer Person 4–8 Stunden manueller Aufwand in IT, HR und Fachbereich – verteilt auf viele kleine Tickets, häufig mit Lücken und Vergessenem. Der automatisierte Workflow erledigt 90 % davon in unter 15 Minuten, sauber dokumentiert und revisionssicher. Genauso wichtig: Offboarding wird symmetrisch automatisiert – beim Austritt werden Zugänge konsistent entzogen.

Wie wir vorgehen

Wir analysieren Ihr aktuelles Onboarding, identifizieren die Schritte mit dem größten manuellen Aufwand und bauen die Automatisierung mit n8n, Microsoft Power Automate oder einem vergleichbaren Workflow-Engine. Erste produktive Workflows sind typischerweise nach 3–4 Wochen im Einsatz, danach wird schrittweise erweitert.